Gemeente Vlaardingen
T.a.v.  Griffie, Eric Meurs
Westnieuwland 6
3131 VX  Vlaardingen

 

Betreft: contract gemeenteraad live op TV en Internet 2012

Rotterdam, 2 december 2011

Geachte heer Meurs,

hierbij ons voorstel voor het contract voor de uitzendingen van de Vlaardingse gemeenteraad op VTV en het Internet, van 1 januari 2011 tot en met 31 december 2012 en een voorstel voor het verzorgen van interviews en drie besparingsmogelijkheden.

Geschiedenis

Sinds 2007 verzorgt Dubbelklik de live-uitzending van de gemeenteraad op Tv en Internet. We hebben ons steeds aan een veranderde situatie aangepast en hebben van alle gemeenteraadsvergaderingen de televisie-uitzending verzorgd. Daarbij hebben we voortdurend gezocht naar verbeteringen.

We nemen in de huidige situatie een extra camera en een aparte titelcomputer mee. Hiermee kunnen we de agendapunten en andere titels snel updaten en weergeven. Met deze computer zetten we ook de klok in beeld bij het begin van de uitzending en bij schorsingen.

Flexibel

We houden voortdurend rekening met de raadsvergaderingen in Vlaardingen en laten deze uitzendingen voor gaan op andere werkzaamheden. We zijn flexibel: we hebben een grote ploeg mensen en alle benodigde apparatuur in huis.

Basiscontract

Ons voorstel: Dubbelklik verzorgt de live uitzending (als vanouds) met behulp van de 5 camera’s die in de raadszaal hangen, een zesde camera die we zelf meenemen, onze live regieset, geluidsmengpaneel, live titel generator en drie man voor het schakelen en de bediening. We nemen de uitzending op en maken daar een dvd van voor het archief van de gemeente. Het bedrag per reguliere uitzending van maximaal drie uur is (net als vorig jaar) € 2.750,-

Aan het begin van elk kwartaal sturen we de factuur voor dat kwartaal.
Deze factuur heeft een betalingstermijn van 14 dagen.

 

Meerwerk

Mocht een vergadering uitlopen dan wordt dat, voor zover dat langer is dan 15 minuten, gezien als meerwerk. Meerwerk wordt per halfuur achteraf berekend en de kosten daarvan bedragen € 135,- per halfuur.

Extra vergaderingen of andere live-uitzendingen worden eveneens gezien als meerwerk en worden berekend als een raadsvergadering voor zover die uitzendingen onder gelijke omstandigheden plaatsvinden in de raadszaal. Andere opties zijn uiteraard ook mogelijk, hier zullen we desgewenst vooraf offerte voor uitbrengen.

Meerwerk wordt achteraf berekend en apart gefactureerd.

Minderwerk

Van een afgelaste vergadering worden de kosten in mindering gebracht op de volgende factuur, mits door de griffie tenminste 48 uur tevoren van de afgelasting melding is gemaakt.

Interviews

Uw vraag om eventueel ook de live interviews te verzorgen hebben wij gecombineerd met de vraag om kwaliteitsverbetering. Wij denken namelijk dat we de interactie met en de betrokkenheid van de kijkers met de politiek aanmerkelijk kunnen vergroten. De burgers van Vlaardingen kunnen nu in principe tijdens de vergadering enkel inspreken. Wij stellen voor om de kijkers te laten reageren door een SMS te sturen. Wij beoordelen die SMS’jes op relevantie en fatsoenlijkheid en laten de berichten op bepaalde momenten door het beeld lopen. Ook zouden kijkers kunnen stemmen of ze met een stelling of voorstel eens of oneens zijn. We kunnen de binnengekomen SMS’jes ‘eens’ en ‘oneens b.v. in een staafdiagram weergeven in de uitzending! Ons systeem is hier al voor geschikt en aan het weergeven van de SMS’jes zijn dus op zich geen kosten verbonden. De kijker betaalt enkel de kosten voor het gebruik van de mobiele telefoon en geen extra kosten.

Wij stellen verder voor om elke uitzending één collegelid (of één partij, of één raadslid) centraal te stellen. In de middag voor de raadsvergadering gaan wij (op b.v. het Liesveld) een aantal straatinterviews opnemen. We vragen de mensen hun commentaar op de agendapunten en/of het functioneren van het college- of raadslid die die dag centraal staat. Deze interviews monteren we snel in onze studio waarbij we uiteraard weer rekening houden met relevantie en fatsoenlijkheid.

De straatinterviews zenden we voor de vergadering uit waarbij we de centrale persoon om een reactie vragen. In de schorsing en/of direct na de vergadering vragen we dezelfde persoon om een reactie op de tijdens de uitzending binnengekomen SMS’jes.

Om het simpel en betaalbaar te houden nemen we zowel de straatinterviews als de reacties van de hoofdpersoon met één (schouder-) camera op, dezelfde camera die we gebruiken als zesde camera in de raadszaal. De cameraman stelt ook de vragen. Zo kunnen we met minimale inzet van apparatuur en menskracht toch de betrokkenheid van de burgers met de politiek vergroten.

De kosten voor deze extra inzet bedragen slechts € 200,- per uitzending.

Besparingsmogelijkheden

We denken dat we nu, gegeven de omstandigheden en de wensen vanuit de raad, de best mogelijke opzet hebben. Desondanks hebben we gekeken hoe we een goede uitzending zouden kunnen maken voor minder geld. Hieruit zijn de volgende voorstellen gekomen:

1-    Niet meer standaard een dvd-kopie maken van de live uitzendingen.

We nemen de uitzending wel op en bewaren deze gedurende twee maanden, dus als er vraag naar is kunnen we alsnog een dvd maken van de hele raad of een fragment op YouTube zetten.

Dit levert een besparing op van € 200,- per uitzending.

2-    Geen extra zesde camera meer aansluiten. Deze camera gebruiken we om snel een goed overzicht te hebben en te kunnen zien van waar gesproken wordt (van de eigen plek, de katheder of één van de drie inspreekpunten). Met deze camera kunnen we sneller de spreker in beeld krijgen dan zonder deze camera.

Dit levert een besparing op van € 300,- per uitzending.

n.b. Deze tweede bezuinigingsmogelijkheid is niet mogelijk in combinatie met ons voorstel voor de interviews.

3-    Back to Basic: geen interviews meer doorgeven en geen dynamische titels meer. We hebben dan een man minder nodig. We nemen geen titelcomputer en geluidsmengtafel meer mee.

Dit betekent wel dat we veel minder titels weer kunnen geven: we kunnen slechts sporadisch naamtitels en agendapunten in beeld brengen. We kunnen geen foto’s meer weergeven. En er is geen tijdsaanduiding meer mogelijk bij aanvang en schorsing. Er wordt slechts een algemene aftiteling vertoond (geen ‘volgende uitzending op …’). We kunnen alleen nog ruim van te voren naamtitels aanpassen en geen naam en onderwerp bij insprekers meer vertonen.

Dit levert een besparing op van € 700,- per uitzending

n.b. Deze derde bezuinigingsmogelijkheid is dus niet mogelijk als er live interviews worden uitgezonden!

Alle genoemde bedragen zijn exclusief b.t.w.

Afsluitend

Wij hebben u hierbij een basisvoorstel gedaan met daarbij drie besparingsmogelijkheden en één extra optie. Als u kiest voor géén dvd’s maar wel de straatinterviews en live interviews dan blijven de kosten netto gelijk maar krijgt u wel een –naar onze mening- interessantere uitzending.

We horen graag uw reactie. We zijn uiteraard bereid om e.e.a. mondeling toe te lichten.

Met vriendelijke groet,                          
Matthijs Rorije